Mikä ohjausryhmä?

Ohjausryhmä on järjestelmällisesti ja määrätietoisesti, mutta vapaamuotoisesti toimiva yrityksen johtamisen tukiryhmä. Sen tarkoituksena on auttaa yrittäjää tekemään parempia päätöksiä ja viemään sovitut asiat käytäntöön. Ohjausryhmä tukee ja nimensä mukaisesti ohjaa toimitusjohtajaa, joka tekee päätökset ja toimeenpanee ne. 

Yhtiöllä on lisäksi luonnollisesti hallitus, mutta se hoitaa vain yhtiön lakisääteiset hallinnolliset tehtävät ja tekee tarvittavat päätökset tilanteissa, joissa virallista dokumentointia edellytetään (esimerkiksi tilintarkastaja, pankki, kaupparekisteri tms virallinen taho). 

Ohjausryhmä korvaa myös yrityksen johtoryhmän, jos sellainen on jo olemassa. 

Jäseniä ohjausryhmässä on vähintään kaksi, eli toimitusjohtaja ja yksi Vakainin henkilö, mutta kokoonpano on vapaasti määritettävissä. Yrityksen koosta riippuen ohjausryhmässä on suositeltavaa olla 3 - 6 jäsentä. 

Näiden lisäksi ohjausryhmään kuuluva Vakainin henkilö toimii tarvittaessa toimitusjohtajan mentorina, eli keskustelee ja tukee johtajana olemisen haasteissa. Moni vaikea asia on helpompi päättää ja toteuttaa kun siihen saa asiasta ymmärtävää luottamuksellista tukea, vaikka itse ehkä tietäisikin ratkaisun jo valmiiksi. Kun palvelu on kiinteähintaista, ei yrittäjällä ole turhaa kynnystä soittaa ja kysyä mielipidettä. 

Ohjausryhmä ei ole myöskään varsinaisesti advisory board, joka yleensä tarkoittaa eri aiheiden asiantuntijoista (tekninen, juridinen tms) koottua neuvonantajien ryhmää. Se on yhtiön kokonaisuuden syvällisesti ymmärtävä johtamisen tukiryhmä. 

Kenelle ohjausryhmä on tarkoitettu?

Ohjausryhmä sopii erityisesti yrittäjävetoiselle pienyritykselle, jonka tavoitteena on parempi kannattavuus. Ohjausryhmä tuo toimintaan tarvittavan suunnitelmallisuuden yrityksen johtamiseen vastaavasti kuin hyvin toimiva hallitus.  

Miten ohjausryhmä toimii käytännössä?

Kaiken perustana on omistajien tahtotilan ja tavoitteiden määrittely. Tästä käytetään myös nimitystä omistajastrategia. Kun omistajat tietävät mitä tahtovat ja millä reunaehdoilla, voidaan yritystä alkaa kehittämään.  Tämä määrittely tehdään ohjausryhmän ensimmäisten kokousten aikana.

Ohjausryhmätoiminnan rungon muodostaa noin kymmenen kertaa vuodessa pidettävä ohjausryhmän kokous. Kokouksen kesto on tyypillisesti 2-3 tuntia ja ne pidetään aikana, jolloin on mahdollisimman vähän häiriöitä, esimerkiksi ilta-aikaan. Etäkokous on käytännössä tehokkain tapa, koska kokouksessa käydään läpi erilaista aineistoa. 

Ohjausryhmäkokouksissa ei noudateta jäykkää kaavaa, vaan painotukset aihe-alueissa vaihtelevat yrityksen sen hetkisen tilanteen mukaan ja tarkoituksena on aina mennä mahdollisimman suoraan aiheeseen. 

Vaikka byrokratia pidetään matalana, niin hyvä järjestys on silti välttämätöntä. Siksi käytännössä ohjausryhmälläkin tulee olla puheenjohtaja, joka huolehtii asialistan valmistelusta ajoissa ennen kokousta ja varmistaa, että kokous ehtii käsitellä kaikki aiheet. Ohjausryhmäkokous ei äänestä, vaan siinä haetaan aina yhteisymmärrys asioihin. Toimitusjohtaja ohjausryhmän jäsenenä päättää, jos yksimielisyyttä ei saavuteta. Tärkeintä on, että hyvä ja perusteellinen keskustelu käydään erityisesti ristiriitakysymyksistä.

Puheenjohtaja tekee muistion, joka jaetaan osallistujille pian kokouksen jälkeen. Muistioon kirjataan selkeästi, että kuka tekee ja mitä. Muistiota ei allekirjoiteta, vaan kaikki kuittaavat sen. Muutoksia ja lisäyksiä voidaan tehdä myös kokouksen jälkeen (toisin kuin hallituksessa), jos se on tarpeellista asioiden käsittelyn kannalta. 

Ohjausryhmän onnistumisen ratkaisee lopulta se, että onnistutaanko kokoukset pitämään tavoitteellisina ja tehdäänkö siinä sovitut asiat kurinalaisesti.

Mitä aiheita ohjausryhmä käsittelee?

Ohjausryhmälle kuuluu kaikki yrityksen asiat, mutta se keskittyy vain oleellisiin, eli niihin jotka parantavat yrityksen kannattavuutta ja/tai vievät toiminnan uudelle tasolle. Esimerkkejä käsiteltävistä aihealueista:

 ► yrityksen strategia, kilpailuedun rakentaminen

► myyntityön toimenpiteet, toimintatavat ja tavoitteet

► markkinoinnin toimenpiteet

► tuotteiden/palveluiden hinnoittelu

► tilaus-toimitus-laskutusketju

► palvelu/tuotevalikoima, sisältö ja kehittäminen

► henkilöstön johtaminen ja muutokset 

► taloushallinto, erityisesti maksuvalmius ja rahoitus

Konkreettisia käytännön esimerkkejä?

Ohjausryhmä ei jää yleisen viisastelun tasolle, vaan siinä sovitaan konkreettisesta tekemisestä. Seuraavassa oikeasti toteutettuja toimenpiteitä.

Maahantuontiyrityksen strategiatyössä tultiin siihen tulokseen, että yhden jo läheisen ulkomaisen päämiehen kanssa kannattaisi tiivistää yhteistyötä muutamissa eri aiheissa, koska myynti olisi mahdollista moninkertaistaa nykytilanteeseen verrattuna. Ohjausryhmä auttoi laatimaan esityksen neuvottelun avaamiseksi.

Toimitusjohtajan kanssa käytiin olennaisia tuloksenjärjestelyasioita läpi ennen tilikauden päättymistä, koska kirjanpitäjä ei osannut esittää suunnitelmaa verotuksen optimoimiseksi.

Toimitusjohtaja harkitsi varoituksen antamista työntekijälle tämän toimittuaan jo toisen kerran väärin eräässä asiakastilanteessa. Aihe oli herkkä ja varoituksella olisi saattanut olla negatiivisia seurauksia. Puhelinkeskustelussa kokousvälillä toimitusjohtajalle annettiin tarvittava henkinen tuki päätöksen tekemiseen, jonka mukaisesti varoituksen antaminen oli kuitenkin ainoa oikea ratkaisu, yhdistettynä asian kunnolliseen läpikäymiseen tämän työntekijän kanssa.

Mikä hyötyä ohjausryhmästä on?

Ohjausryhmän toiminta onnistuessa parantaa yrityksen kannattavuutta ja helpottaa yrittäjän elämää. 

Yrittäjä:

► saa säännöllisen foorumin, jossa asiat on pakko nostaa pöydälle

► saa suoraa ja rakentavaa palautetta yrityksen hyvin tuntevalta ulkopuoliselta

► ei jää vaikeiden päätösten kanssa yksin

► pystyy fokusoimaan tekemistä ja seuraamaan edistymistä

Yrityksen:

► strateginen suunta selkiytyy ja siitä ei lipsuta

► johtaminen tulee tavoitteelliseksi ja

► tavoitteiden toteutumista mitataan

► uskottavuus kasvaa kun sen taustalla on kokeneita taustajoukkoja

Mitä ohjausryhmätoiminta maksaa?

Olennaisempi kysymys oli, että mitä ohjausryhmä tuottaa. Mittaaminen on kuitenkin vaikeaa edes lyhyellä aikavälillä, joten palvelulla on kiinteä kuukausihinta. Hinta määräytyy yrityksen koon ja tilanteen perusteella, mutta yhden Vakain Oy:n ihmisen kustannus yritykselle on karkeasti toimitusjohtajan palkka jaettuna kymmenellä. 

Kiinteä palkkio sisältää ohjausryhmätoiminnan, kohtuullisen määrän muita keskusteluja sekä viestinvaihtoa kokousten välillä hyvällä tavoitettavuudella.

Mahdollisista erillisistä projekteista maksettavasti palkkiosta sovitaan tapauskohtaisesti ja aina etukäteen.

Miten ohjausryhmä saadaan käyntiin?

Kun alkukeskustelujen perusteella todetaan yhteisesti, että ohjausryhmä voisi olla yritykselle toimiva ratkaisu ja myös henkilökemiat vaikuttavat sopivan yhteen, tehdään tarjous.

Toimitusjohtaja voi yksin hyväksyä tarjouksen tai jos yhtiöllä on useita omistajia, hallituksen päätös tarvitaan. Toimitamme hallituksen kokouksen päätöstekstin luonnoksen. 

Ennen ensimmäistä kokousta Vakain osallistuu noin työpäivän verran yhtiön toimintaan saadakseen siitä paremman ymmärryksen, sekä käy keskusteluja muutaman työntekijän kanssa. Tämän jälkeen ollaan valmiita pitämään ensimmäinen ohjausryhmän kokous ja aloittamaan varsinainen työ.