Tietoa henkilötietojen käsittelystä lähtöilmoituksessa kerättyyn tietoon liittyen: 

Lähtöilmoitus tarvitaan taloyhtiön asukasluettelon ylläpitämiseksi. Ajan tasalla olevaa asukasluetteloa tarvitaan, jotta taloyhtiön palveluntarjoajat pystyvät sujuvasti ja kustannustehokkaasti hoitamaan omistamisen ja asumisen palveluja taloyhtiössä. Tietosuojakäsitteistössä asukasluettelon osalta taloyhtiö on rekisterinpitäjä, ja isännöintitoimisto ja kiinteistöhuoltoyhtiö ovat henkilörekisterien käsittelijöitä. Taloyhtiöllä on voimassa oleva sopimus näiden palvelutarjoajien kanssa henkilötietojen keräämisestä, käsittelystä ja säilyttämisestä.

Lähtöilmoituksen pohjalta asukas merkitään pois muuttaneeksi. Pois muuttaneen asukkaan tiedot poistetaan rekisteristä tietosuojakäytännössä määritellyn ajan kuluttua eli käytännössä kun tiedon säilyttämiselle ei enää ole perusteita.

Tietojen edelleen luovutus on sopimusteitse kielletty, pois lukien tilanteet, jossa niiden luovuttaminen on käytännön syistä välttämätöntä esim. korjaus- tai kunnossapitoasioiden sujuvan hoidon varmistamisessa tai akuutin ongelman seuraamusten minimoimisessa.

Lisätietoja taloyhtiön henkilörekistereihin liittyen on saatavilla Vakain Oy isännöinnistä.

(yo. sisältö muokataan alla olevaan)

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä 

Vakain Oy Isännöinti
PL 153
00121 Helsinki

Rekisteriasioista vastaava henkilö 

Kai Lehti, asoy@vakain.fi

Rekisterin nimi 

Vakain Oy isännöinnin asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi, kehittäminen ja analysointi sekä asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan ja Vakain Oy isännöinnin oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin ja tutkimustoimintaan. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti.

Rekisterin tietosisältö 

Asiakassuhteeseen perustuva asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan syntyy esimerkiksi silloin, kun rekisteröity antaa toimeksiannon Vakain Oy isännöinnille ja se on osapuolena kaupassa tai muussa sopimuksessa, joka liittyy edellä mainitun yhtiön hoitamaan toimeksiantoon tai hyödyntää edellä mainitun yhtiön palveluita muulla tavalla.

Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, sukupuoli, äidinkieli, tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, ostotapahtuma- ja asiointitiedot eri kanavissa, kanta-asiakastiedot ja muut vastaavat ryhmittelytiedot, käyttäjätunnus ja salasana, vaihtoehtoiset toimitusosoitteet, tiedot tuotearvioinneista, markkinointikampanjoihin (esim. arvontoihin) osallistumiseen sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet 

Asiakkaan oma ilmoitus, asiakkaan ostos- ja asiointitiedot Vakain Oy isännöinnin tietojärjestelmissä, henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavat yritykset ja viranomaiset, kuten Väestörekisterikeskuksen päivityspalvelu sekä Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteri.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset 

Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa tai Isännöinti Vakain Oy:n palvelun näin vaatiessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa tai perintään liittyvissä asioissa. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Tietojen poistaminen 

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta. Lisäksi tietoja voidaan joutua poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms.

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän verkkopalvelun ylläpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu salasanoin sekä palomuurilla.

Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus 

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.