Tekoälyn kehitys tulee muuttamaan myös isännöintiä

11.12.2022

Elon Muskin ChatGPT on herättänyt suurta huomiota, koska se osaa vastata hämmästyttävän hyvin monimutkaisiin kysymyksiin eri aiheista. Kirjoittanut: Kai Lehti

Tähän asti ajatus tekoälyn hyödyntämisestä isännöinnissä on tuntunut etäiseltä, koska vertailukohtana on ollut lähinnä kankeasti toimivat asiakaspalveluun tarkoitetut chatbotit.

Testasin ChatGPT:tä muutamalla isännöintiaiheisella kysymyksellä ja yritin selvittää, että mitä se tietää yleisistä taloyhtiöihin liittyvistä aiheista. Kysymykset tein suomeksi ja vastaukset tulivat muutamassa sekunnissa hyvällä ja selkeällä kielellä.

Kysymykseni olivat yleisiä taloyhtiöihin liittyviä. Saman tapaisia kuin mitä osakkaat ja hallituksen jäsenet kysyvät isännöitsijöiltä. Seuraavassa esimerkkejä kysymistäni asioista.

Melko hyvän vastauksen sain kysymykseen siitä, että miten tilinpäätöksestä näkee, onko rahoitusvastike rahastoitu tai tuloutettu, ChatGPT ehdotti tutkimaan yhtiön rahastoja, että onko summa näkyvissä niissä. Jos ei, niin se on todennäköisesti tuloutettu.

Oikeilla linjoilla ChatGPT oli myös siinä, että taloyhtiön pitää maksaa uudet laatat kylpyhuoneeseen kosteusvauriokorjauksen yhteydessä. Esitti hyvän huomion siitä, että asiasta voi olla sovittu jotain muuta taloyhtiön ja osakkaiden välillä.

Sen sijaan kosteusvauriokorjauksiin liittyen ChatGPT antoi virheellistä tietoa neuvoessaan osakasta vaatimaan sijaisasumisen kustannusten korvaamista. Muistutti kuitenkin, että ensin pitää selvittää mitä asiasta on sovittu taloyhtiön ja osakkaiden kesken.

Yhtiökokouksessa käytettäviin valtakirjoihin liittyen ChatGPT ohjeisti oikein, mutta epäselvästi, että yksi kokoukseen osallistuja voi käyttää useita valtakirjoja ja äänestää niillä. Mutta ei kuitenkaan huomannut mainita, että tästä voidaan yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.

Nykyaikaisesta postinkulun hitaudesta ChatGPT:llä ei ollut tietoa, koska se piti yhtiökokousta laittomana, kun osakas oli saanut kutsun vasta viikkoa ennen kokousta.

Pelastuslain tiukat tulkinnat eivät ole ChatGPT:llä tiedossa, koska sen mukaan porrashuoneessa saa pitää kynnysmattoa. Lyhytaikainenkaan lastenvaunujen säilyttäminen porrashuoneessa ei kuitenkaan ole sallittu, mutta ChatGPT ei osannut perustella sitä kieltoa oikein, eikä tiennyt, että isännöitsijä tai hallitus ei voi antaa siihen lupaa.

Kun kirjoitin kysymyksen öisin kitaraa soittavana asukkaana, joka valitti saamastaan varoituksesta, ChatGPT antoi hyviä ja diplomaattisesti muotoiltuja oikeita ohjeita.

Autopaikkojen jaossa ChatGPT kuitenkin hyväksyi virheellisesti osakkaan perustelut siitä, että hänen pitää päästä jonossa naapurinsa ohi, koska naapuri on vuokralainen ja lisäksi tällä on pienempi asunto.

Kysymykseen taloyhtiön kellari- ja ullakkokomeroista ChatGPT ohjeisti osakasta oikein, tosin hieman väärillä termeillä, että osakkaalla on oikeus vastaaviin määriin komeroita kuin muillakin, ellei muuta ole sovittu.

Hallituskriisiin liittyvään kysymykseen ChatGPT antoi oikean suuntaisen, mutta osin virheellisen vastauksen. Eli kun neljästä hallituksen jäsenestä kaksi oli irtisanoutunut ja yhtiöjärjestyksen mukaan jäseniä pitää olla 3-5, niin ChatGPT ehdotti ihan oikein kutsumaan ylimääräisen yhtiökokouksen koolle, mutta ehdotti virheellisesti vaihtoehtoisesti järjestämään sähköpostiäänestyksen.

Yllättävän hyvin ChatGPT osasi vastata kysymykseen taloyhtion lainan lyhentämisestä tilanteessa, jossa rahoitusvastikkeen jäämä on negatiivinen. Vastaus oli vähän monimutkainen, mutta auttaisi eteenpäin.

Pieleen ChatGPT meni, kun kysyin onko wc-istuimen kansi taloyhtiön vai osakkaan kunnossapitovastuulla. Arveli sen yleensä kuuluvan osakkaalle, paitsi jos taloyhtiöllä on yhteinen wc-tila.

Monissa kohdissa ChatGPT puhui osakassopimuksesta, vaikka olisi pitänyt viitata yhtiöjärjestykseen. Muutenkin perustelut eivät yleisesti olleet kovin täsmällisiä, eikä oikeita termejä käytetty, vaan enemmänkin asia selostettiin yleiskielellä.

Tärkeää ja hyvää oli lähes kaikissa vastauksissa, että ChatGPT kehotti olemaan tarvittaessa yhteydessä hallitukseen tai isännöitsijään, jos on epävarma siitä mitä pitäisi tehdä.

Yhteenvetona vastauksista voi todeta, että ChatGPT:n tiedot ovat pääosin hyvällä tasolla ja keskimääräinen osakas hyötyisi niistä jo tällaisenaan, kunhan suhtautuisi riittävällä varauksella ja varmistaisi tietojen paikkansapitävyyden.

Miten tekoäly käytännössä voisi toimia isännöintityössä?

Tärkeään viimeiseen kysymykseeni, että voiko tekoäly korvata osan isännöitsijöiden työstä tai jopa kokonaan, tuli tällainen vastaus:

"Tekoäly voi auttaa isännöitsijöitä tehostamaan työtään ja tekemään joitain rutiinitehtäviä nopeammin ja tehokkaammin. Tekoäly voi esimerkiksi auttaa isännöitsijöitä hallinnoimaan taloyhtiön talous- ja asiakirjatietoja, käsittelemään vikailmoituksia ja jakamaan tietoa osakkaille. Tekoäly ei kuitenkaan voi korvata isännöitsijöitä kokonaan, sillä isännöitsijöiden tehtävänä on huolehtia taloyhtiön hallinnosta ja osakkaiden asioista. Isännöitsijöiden tehtäviin kuuluu myös neuvonta ja ohjaus osakkaille sekä yhteydenpito taloyhtiön hallitukseen ja muihin sidosryhmiin. Tekoälyn käyttö voi tehostaa isännöitsijöiden työtä, mutta se ei voi korvata ihmisten työtä kokonaan."

Yleismallisilla julkisista dataa käyttävillä chatboteilla voi hieman helpottaa isännöitsijän töitä.

Mutta käänteentekevä vaikutus olisi sellaisella tekoälypalvelulla, joka olisi yhtä kyvykäs kuin tämä ChatGPT, sillä olisi pääsy isännöintiyrityksen omaan tietokantaan sekä dokumentteihin (eli asiakastiedot) ja sitä voisi itse ohjata ja opettaa.

Suurin osa työstäni on sähköpostien käsittelyä. Sähköposteja tulee päivittäin muutamia kymmeniä (jos mainoksia, uutiskirjeita yms ei lasketa mukaan) ja lähes kaikkiin vastaan vuorokauden sisällä. Tekoälypalvelu voisi lukea kaikki saapuvat sähköpostit ja luonnostella niihin vastauksen. Osan vastauksista pystyisin luultavasti lähettämään ilman editointia ja osaan palvelu listaisi selvitettäviä ja huomioitavia asioita, jotka pitäisi tehdä itse.

Samoin palvelu voisi kirjoittaa lyhyiden muistiinpanojen pohjalta luonnokset esityslistoista, pöytäkirjoista ja tiedotteista.

Yksi työllistävä tehtävä työselostusten ja raporttien lukeminen. Kun dokumentteja samasta aiheesta useita ja ne ovat kymmeniä sivuja pitkiä, voisi tekoälypalvelu lukea ne kaikki läpi huomioiden käyttäjän syöttämät tarkastuskysymykset ja nostamalla esiin mahdolliset puutteet ja ristiriidat. Hyvä toiminto olisi myös esimerkiksi hankesuunnitelmadokumentit vertaaminen toteutussuunnitelmaan, että onko kaikki siinä esitetyt asiat huomioitu. Tässä tekoäly ei toisi varsinaisesti ajansäästöä, mutta tarkkuutta ja palvelun laadun paranemista.

Uskon, että tällainen tekoälypalvelu on parin vuoden sisällä kaikkien saatavilla ja se mullistaa työn tekemisen tavan. Vaikein kysymys asiassa on varmasti se, että miten palvelun uskaltaa päästää kiinni isännöintitykseen asiakastietoihin.

Hyvin toimiva tekoälypalvelu olisi assistenttina ihmistä tehokkaampi ja parempi. Se oppisi tekemään asiat juuri siten kuin itse haluaa ja ajattelee. Oppiminen kumuloituisi ja kehittyisi. Lopulta voisi käydä vähän kuin googlen kanssa, itse ei tarvitse enää muistaa mitään.

Kun nyt isännöimiäni taloyhtiötä on yhteensä 13 ja määrä on käytännössä maksimissa, niin edellä kuvatun kaltaisen tekoälypalvelun avulla taloyhtiöitä voisi hoitaa muutamia enemmän. Määrää ei voi kuitenkaan kasvattaa kokonaan tehokuuden kasvun suhteessa, koska kokouksiin käytetty aika on joka tapauksessa rajallista.

Kuten aina automaation ja tehokkuuden paranemisen myötä, ihmistyön määrä tulee vähenemään myös isännöintialalla. Edellinen harppaus alalla oli taloushallintojärjestelmien kehittyminen. Isännöitsijät todennäköisesti tekevät jatkossakin yhtä pitkää päivää, asiakkaita vain on enemmän yhtä isännöitsijää kohden.

Näitä samoja ajatuksia voi soveltaa muillekin asiantuntija-aloille, mutta kirjoitin tämän isännöinnistä, koska tunnen aihealueen hyvin.

Tarkoituksenani on seurata tiivisti näiden palveluiden kehittymistä ja ottaa käyttöön soveltuva palvelu sitten kun tietoturvallinen ja järkevän hintainen tuote on saatavilla. Muuten oman isännöintipalvelun kilpailukyky heikkenee.